Warum Zeitmanagement nicht funktioniert und was Lieferanten damit zu tun haben

KENNEN SIE DAS?

Sie haben sich sicherlich auch schon gefragt, warum Zeitmanagement nicht funktioniert – auch wenn man immer wieder versucht, die Zeit unter Kontrolle zu bringen. Man hat nie genug Zeit, und es gibt immer mehr Arbeit, als Zeit zur Verfügung steht, um alle Aufgaben zu erledigen.

WAS STECKT HINTER DEM PROBLEM? IST DAS PROBLEM DIE ZEIT?

Sie kommen morgens an Ihren Schreibtisch und wissen, wenn Sie ihn sehen, was Ihnen heute wieder blüht. Es gibt jede Menge Arbeit, mehr Arbeit, als man an einem Tag erledigen kann … oder an zwei oder drei Tagen. Die Motivation ist bei Ihnen in diesem Moment wahrscheinlich schon am Tiefpunkt, aber einer muss es ja machen, und Sie legen los.

Im Laufe des Tages kommen noch weitere Arbeiten hinzu, die Mitarbeiter oder Kunden Ihnen aufbürden. Oftmals passieren auch völlig unerwartete Dinge, um die Sie sich aber dringend kümmern müssen. Manche Projekte laufen nicht so gut oder so schnell, wie Sie es sich vorgestellt haben. Am Ende bleibt immer mehr Arbeit als Zeit. Egal wie gut Sie geplant haben, die Rechnung geht einfach nie auf.

WIE KOMMT ES DAZU?

• Sie haben mit einem Vorgang begonnen und ihn nicht zu Ende gemacht …
• Mitarbeiter haben Ihnen zusätzlich Dinge gebracht, die sie selbst nicht zu Ende gebracht haben …
• Kunden kommen mit Dingen, die nicht Teil der Vertragsvereinbarung waren …
• Mitarbeiter machen Fehler, die zu mehr Arbeit für Sie führen …
• Lieferanten liefern nicht pünktlich, unvollständige Teillieferungen kommen an oder Ihre Bestellungen werden vergessen …

All das führt zu mehr Arbeit für SIE, die ein normaler Mensch an einem Tag gar nicht schaffen kann.

EFFIZIENZ-TIPP: SO LÖST MAN DAS PROBLEM!

Bringen Sie Dinge zu Ende und arbeiten Sie nur mit Leuten, die ihren Job machen.

Diese Regel lässt sich sowohl auf Ihre Lieferanten als auch auf Ihre Mitarbeiter anwenden. Hier ein Beispiel in Bezug auf die Lieferanten:

Wenn Lieferanten regelmäßig unvollständige Lieferungen machen, verursacht das Ärger für Ihre Firma. Akzeptieren Sie keine Lieferanten mehr, die dies tun. Wenn Sie stattdessen Lieferanten suchen, die vollständig, korrekt und pünktlich liefern, sparen Sie sich eine Menge Ärger. Jetzt könnte man meinen, dass solche Lieferanten auch mehr kosten. Das mag sein, aber wie viel kostet es, wenn Sie wiederum nicht liefern können, wenn Sie deswegen Ärger mit Ihren Kunden haben und die Kunden darum nicht mehr bei Ihnen bestellen möchten? Wahrscheinlich sind diese Kosten deutlich höher als der Preis, den Sie für einen guten Lieferanten bezahlen müssten. Meistens sind diese Lieferanten im Endeffekt gar nicht viel teurer.

Bei einer Analyse mit einem Kunden fanden wir heraus, dass schlechte, unvollständige Lieferungen ihn mehrere 10.000 € pro Jahr kosteten – ganz abgesehen von zukünftigen Aufträgen. Es ist also immer billiger, einen guten Lieferanten zu haben als einen schlechten. Ermitteln Sie einmal für sich selbst die Unkosten und den Zeitverlust, den Sie nach einer schlechten Lieferung haben. Wenn Sie das alles zusammenrechnen, werden Sie höchstwahrscheinlich zum selben Ergebnis kommen wie ich: Selbst der teuerste Lieferant wäre billiger gewesen.

Dieselbe Rechnung bzw. dasselbe Prinzip lässt sich auf Mitarbeiter anwenden.

WARUM FUNKTIONIERT DAS?

Wie man am obigen Beispiel erkennt, ist billig nicht immer günstig. Wer auf Qualität setzt, bekommt auch Qualität.

Viel Spaß mit dem Effizienz-Tipp. Am besten testen Sie den Tipp, dann werden Sie selbst herausfinden, ob er für Sie funktioniert oder nicht.

Wenn Sie Erfolge mit diesem Effizienz-Tipp haben, freue ich mich über die Erfolgsgeschichte per Mail. Oder auch wenn Sie Fragen dazu haben, würde ich mich freuen, von Ihnen zu hören.

Ingo Enz
Der Effizienz-Experte